東京 豊島区「株式会社NIK」ではビジネスホン(ビジネスフォン)電話工事、LAN工事をはじめとするオフィスネットワーク構築のワンストップサービスをご提供します。

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そもそもビジネスホンって何なの?

目次

  1. そもそもそビジネスホンって何なの?
  2. 電話回線ビジネスホンプチ歴史
  3. ひかり電話とビジネスホン
NIKレンジャーイエロー

 

ビジネスホン(ビジネスフォン)
については、技術レンジャー
NIKイエローが説明しよう!
ちなみに(コスチュームは)NIKなんです!おなかのKはよくタスキにまちがわれます

1.まず、ビジネスホン(ビジネスフォン)と家庭電話の違いとは?

ビジネスホンとは複数の外線と内線を共有できる電話機です。
また、保留転送などオフィスで利用される場合のあらゆる事を想定し、多くの機能を備えています。
では、家庭用の電話機との違いから順を追って説明します。
ご家庭用電話ですと、最近では1電話回線に親機と子機のコードレスが主流ですが、
やはりご家庭では電話番号が1回線で電話機も1台。これが一般的ですよね。
通常のご家庭では、これで事足りるはずです。

アナログ回線1回線を引いた家庭で家庭用電話を利用している女性イメージ

では、5人のオフィスで、上記のような家庭用電話を利用するとどうなるでしょうか?
オフィスでは、やはり電話機は1人に1台設置したいところですよね。

アナログ回線5回線をそれぞれ単独で引いて、社長、部長、課長、営業(外出中)経理で各1台づつの単独家庭用電話を利用している5人のオフィスイメージ
1人1台の電話があるけれど、問題点、・営業電話が鳴ったら営業デスクまで電話を取りにいかなくてはならない。もしくは電話が鳴っていることに気づけない。・経理で受けた電話を社長にまわしたい場合、経理デスクの電話機を取りに来てもらうことになる。・社長が経理に用事がある場合、電話で用件を伝える場合は外線-外線の為、通話料金が発生。・会社としての代表番号が□□□1番だとすると、社長が受付電話係となってしまう。これだと不便極まりなく、無駄の多いことが解りますよね!
NIKイエロー「とっても便利だぞ」
このような問題点を解決すべく利用されているのがビジネスホンなのだ!!
ビジネスホンを導入すると、どれ程便利経済的になるかを説明しよう!!

2.ビジネスホンがあるオフィスでは

●主装置(小規模)
主装置(小規模)
●主装置(中規模)
主装置(中規模)

まず、ビジネスホンには「主装置」と呼ばれる機器が必要になります。

主装置とは?

外線と内線、または内線間をつなぐ小型の交換機のことで、少ない回線
を多数の内線電話機で共有、交換切換えの役割や、電話帳の番号データ
等も記憶します。主装置内部にはCPUを始め、電源ユニット、内線ユニ
ット、外線ユニットや他機能ユニットが収容されております。

お客様個々の外線数、内線数、求められる機能によって、そのユニット
の種類や数が異なります。また、設定するデータもお客様個々により異
なったデータを設定し、そのあらゆるデータをも記憶します。
この主装置が、ビジネスホン専用電話機1台1台を制御します。従って、
主装置+専用電話機の組合せが「ビジネスホン」と呼ばれます。

5人のオフィスでビジネスホンを導入すると、どれだけ便利になるのだろうか?

では、先程の5人のオフィスでビジネスホンを導入すると、どれだけ便利で経済的になるかを説明します。

外線は5回線のうち3回線が主装置に収容され(残りの2回線は休止)内線は社長内線10番、部長内線11番、課長内線12番、営業内線13番、経理内線14番での5人のオフィスで5台のビジネスホンを導入した場合の構成図。これにより内線が使え、経理電話から社長室電話へ内線通話は、受話器を上げ10ダイヤルで呼出し、内線通話可能。外線を保留し転送ができるというイメージ

5人に対し、必ずしも外線5回線は必要ないので、(ピーク時どれだけ同時通話するかによる)
2回線を休止にします。
ビジネスホンを導入すると、電話機のボタンに電話回線(電話番号)が入るイメージとなります。
家庭用電話が1、2、3とボタンになった!と考えるとわかりやすいでしょう。

ビジネスホン電話機と電話機の局線キーボタンに3回線分の電話番号が記されているビジネスホン電話機の局線キーボタン部分イメージ
NIKレンジャーイエロー
さてビジネスホンが使える環境が整った。
では、どんな使い方ができるのか?
ここからは基本的な機能を説明しよう!
ビジネスホンの基本機能「外線発信・外線着信」
ビジネスフォン電話機の外線ボタンを拡大したイメージ。拡大した外線ボタンにはそれぞれ「外線1」「外線2」「外線3」と記されてある

さて、電話機のボタンに電話回線が入りました。このようなボタンを「外線ボタン」と言い、一般的には外線1・外線2・外線3・・・というよな番号で表記されることが多いです。この外線ボタン、使用中の時は何かしらのランプが点灯となり、未使用の場合はランプが消灯しています。電話をかける(外線発信)時は、空いている外線ボタン(ランプが消灯しているボタン)を押し、相手先電話番号をダイヤルすることで外線への発信ができます。

ビジネスフォン外線キーの外線1・2・3のボタンがあり、外線着信が外線1から外線3へ流れ、外線3ボタンが点滅し、そのボタンを指で押しているイメージ

電話がかかって来ると、電話機の着信ベルが鳴ると同時に、外線ボタンが点滅します。電話を受ける(外線着信)時は、基本的には受話器を上げ、その点滅しているボタンを押すことにより外線を受けることができます。通常のオフィスの場合、電話は外線1(□□□1番)の、いわゆる代表番号に電話がかかって来る訳ですが、代表番号の外線1が使用中の場合は外線2へ、更に外線2が使用中の場合は、外線3へと流れて行きます。(代表組、代表ダイヤルインと言われる回線サービス)ここの設備例では、使える外線が3本なので、3本とも使用中時に電話がかかって来た場合は話し中となります。
電話回線・代表ダイヤルイン等に関して詳しくは「回線数はどうすればいいの?」をご覧ください。

NIKレンジャーイエロー
これでどの電話機からも全ての電話を受けることもOKだし、かけることもOKになった!では次は、受けた電話を他の人に回す場合だ!!
ビジネスホンの基本機能「保留」
ビジネスフォン局線キー

ビジネスホンの基本機能として「保留」機能があります。例えば、外線1番の電話を受け、その電話がA部長宛の電話だった場合、社内にいるA部長に電話を取り次がないとなりません。受けた外線電話を他の人にまわしたい場合、一般的な操作として「保留ボタン」を使います。

ビジネスフォン保留ボタンを指で押しているイメージ

「保留」の一般的な使い方は、外線1を受け、「保留ボタン」を押すと、外線1が保留状態となり(一般的には、外線1番のボタンが点滅に変わる)同時に内線通話呼出し待機状態となります。

受けた電話を保留し、近くにいるA部長に「1番に電話です」と取次を声で伝えている女性イメージ

外線電話をまわしたいA部長が近くにいる場合は「A部長、△△様から外線1番に電話です」と伝えて、A部長は保留状態となっている外線1番(一般的にはランプ点滅)のボタンを押し電話に出ます。

5人のオフィス内線番号表。社長(社長室)10番、A部長11番、課長12番、営業13番、経理14番

外線電話をまわしたいA部長が別室にいて近くにいない場合は、「保留ボタン」を押すと外線保留状態されると同時に内線呼出し待機状態となるので(受話器からは「ツッツッツ」という内線発信が聞こえている状態)まずA部長の電話を内線で呼出します。

A部長の内線番号11番を呼ぶべく、ビジネスフォンのダイヤルキーの「1」「1」を押しているイメージ

内線番号表(エクセル等で作成)ではA部長の内線は11番なので[1][1]とダイヤルしA部長を内線で呼出します。A部長が内線に応答したら「△△様から外線1番に電話です」等と伝えることで取次ぎ完了。

外線1番のボタンを押しているイメージ

A部長は保留状態である「外線1番」
のボタンを押すことにより
保留されている外線電話に出ることができます。

外線1を押し「お電話かわりましたAです。」と電話に出るA部長のイメージ

この一連の動作を一般的には「保留転送」と言われていて、オフィスでは最も日常的に利用されている機能の一つです。「保留転送」は用途に合わせ様々な方法がありますので、参考までに
記事1「ビジネスホンの使い方|保留ボタンと転送ボタン」
記事2「ビジネスホンの使い方|パーク保留」もご覧ください。

NIKレンジャーイエロー
これで電話を取り次ぐ場合、受けた電話機のところまでワザワザ来てもらう必要がなくなった!次は電話での社内連絡だ!!
ビジネスホンの基本機能「内線」
1F内線11番のビジネスフォンと3F内線14番のビジネスフォンがビジネスフォン主装置を介して接続されているので内線通話が可能というイメージ

上記の例では、外線を保留し、取り次ぎのために使っていた内線通話ですが、ビジネスホンの通話方法には基本的に二通りあり、一つ目は外線通話二つ目は「内線通話」です。各電話機には、外線と同じく内線番号が割り当てられ、小規模な場合は二桁番号、例えば10番~99番(中規模な場合は三桁~四桁)と言った番号の割り当てが可能です。(基本的には好きな番号を設定できる)

呼び出し側内線11番のビジネスフォンで内線番号14番をダイヤルするイメージ

内線の使い方ですが、先ず相手を呼び出す場合、基本的には受話器を上げると内線が使える状態なので、受話器を上げ、次に呼び出したい相手の内線番号をダイヤルします。例えば3F経理の内線番号が14番なら[1][4]とダイヤルします。

呼ばれた側の3F内線14番のビジネスフォンが着信し鳴音し、それに対し「あ、内線だ」と気が付く女性イメージ

一方内線を呼ばれた側の電話機では、外線の着信音とは違った短いサイクルの着信音が鳴るので、一般的には、何かのボタンを押すことなく、受話器を上げるだけで応答ができます。これで1Fの電話機と3Fの電話機とが主装置経由で繋がる事により内線通話が可能となります。

1F内線11番と3F内線14番がビジネスフォン主装置(交換機)を介して接続され、内線にて会話をしているイメージ

事業所内の自営設備なので、基本的には通話料と言うものは発生しません。社内において、近くにいる人に用事があるのなら直接話した方がいいのは当たり前ですが、例えば離れた個室にいる社員、あるいは、別フロアにいる社員へ、直接の会話で用事がある場合は、その都度出向くのは大変で効率が悪いですよね。そんな時に役立つのが「内線」です。
内線の使い方(かけ方)に関して更に詳しくは、ビジネスフォンの使い方|内線とはをご覧ください。

ビジネスホンを導入するメリットのまとめ

ビジネスホンを導入する前後の違いを確認してみましょう!

導入前
1人1台の電話を一般家庭のように使うと台数分の電話回線が必要となってしまう。
導入後
必ずしも台数分の電話回線を必要としない。社内での電話回線利用頻度により本数を決定できる。上記の場合を例に挙げると、常にオフィスに居る社員が3名なので、3回線で十分と言える。
導入前
仮に、営業が不在の場合、営業の電話が鳴ったら営業机まで電話を取りに行かなくてはならない。もしくは、電話が鳴っていることに気づけない。
導入後
設定により。03-1111□□□1の番号に電話がかかってきたら、全ての電話を鳴らすことが可能。上記の例を挙げると、自分の電話機で、3本分の電話回線を受けることもでき、かけることもできる。
導入前
経理で受けた電話を社長にまわしたい場合。経理机まで来てもらうことになる。
導入後
受信(発信)した電話回線を〔保留〕することにより、他の電話機に転送することが可能。上記の場合、経理で話し中の電話回線を〔保留〕することにより社長の電話機に転送することで、社長がわざわざ経理机まで足を運ぶ必要がなくなる。
導入前
社長が経理に電話で用を伝える場合、外線→外線となるため通話料がかかってしまう。
導入後
オフィス内の主装置に接続されている電話機同士では、電話回線とは別の「内線」が利用できるので通話料等は一切かからず会話ができる。内線については「ビジネスフォンの使い方|内線とは」をご覧ください

NIKレンジャーイエロー

最近のビジネスホンはいろんなことができるんだぞ!
以上は基本機能だが、この他、あらゆるビジネスシーンに対応するための様々な機能が利用できるんだ!ビジネスホンがどんな物かイメージできたかな??

3.電話回線の移り変わりとビジネスホンの使われ方

 

NIKレンジャーイエロー
次は電話回線の移り変わりとビジネスホンの使われ方、題して
「電話回線ビジネスホンプチ歴史」
電話回線の進化に伴いビジネスホンはどう使われてきたか?を説明しよう!

電話回線とビジネスホンプチ歴史

 

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