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保留・転送

ビジネスホンの使い方|パーク保留

ビジネスフォンとは複数の外線と内線を共有できる電話
機です。また、保留転送などオフィスで利用される場合
のあらゆる事を想定し、多くの機能を備えています。
ビジネスフォンの代表的な基本機能と言えば
「保留・転送」
なんですが、保留転送の一般的な使われ方は
ビジネスホンの使い方|保留ボタンと転送ボタン
をご覧いただくとして、
ここでは『パーク保留』について、一般的な使い方で、
出来る限り簡単にわかりやすく説明していきます。

ビジネスフォン「パーク保留?」が解らず悩む女性イメージ

内線/外線を特定ボタンに保留する「パーク保留」機能とは

パーク(Park)という語句を辞書などで調べると「公園」「駐車」なんですが・・・
「ものを、ある場所に、一時、置く」という説明も出てきます。
ビジネスフォンで言うところの「パーク(保留)」も、この説明と同じで、
「通話中の外線(内線)を、あるボタンに、一時、置く」ということになります。

・通話中の外線を

ビジネスフォン電話機キー「通話中の外線を」

・あるボタンに=「パークボタン」に一時置く

ビジネスフォン電話機キー「パークボタンに一時置く」

この「パークボタン」に一時置かれたと同時に外線は保留状態となり、同一グループ全電話機の
「パーク1」ボタンが点滅し、どの電話機からでもパーク保留されている外線を受け取ることが出来る、
と言う機能が、一般的には「パーク保留」と呼ばれています。
では「パーク保留」はどのような用途で使われるのか?簡単な例を挙げてご説明します。

ビジネスフォンで「パーク保留」を使う必要があるオフィスの一般例

例えば、あるオフィスでは、ビジネスフォンに収容している電話回線が36ch(外線36通話分)
あるとします。外線36chの内訳は以下の通り。
(1)外線1~外線12が「会社代表番号」 (2)外線13~外線24が「受注部番号」
(3)外線25~外線30が「営業部番号」 (4)外線31~外線36が「海外事業部番号」
このように外線を部署ごとに使い分けをしたとします。

さて、ここで何かと問題が・・・。
一般的なビジネスフォン電話機は、外線ボタンの最大数が24個までです。(機種により異なります)

ビジネネスフォン電話機に外線ボタンは24個までイメージ

使いたい外線は36ch分、これでは12ch分(外線25~36)が使えません。
ならば、それぞれの外線を部署ごとの電話機にグループ分けをして解決してみることにします。

代表外線を受ける部署のビジネスフォンキー受注外線を受ける部署のビジネスフォンキー
営業外線を受ける部署のビジネスフォンキー海外事業外線を受ける部署のビジネスフォンキー

さて、これで全外線36ch分が使えるようになりました。

しかしこれでもまだ問題が・・・・・
今度は例えば「代表番号グループ電話機」で受けた「外線1」を
「外線1」ボタンのない「営業グループ」の電話に「保留転送」することができません。
こんな時に活用されるのが「パーク保留」です。

電話機台数、外線数が多いときには有効なパーク保留

さて、パーク保留、どのように配置し使うかと言うと、まずパークさせる場所を今回は6か所設定し
全ての電話機に共通して再下段に配置してみることにしましょう。

代表外線を受ける部署のビジネスフォンキーにパークボタンを追加したイメージ受注外線を受ける部署のビジネスフォンキーにパークボタン追加したイメージ
営業外線を受ける部署のビジネスフォンキーにパークボタンを追加したイメージ海外事業外線を受ける部署のビジネスフォンキーにパークボタンを追加したイメージ

各4部署、外線ボタンはそれぞれ異なりますが、全電話機に共通して「パークボタン」を設置しました。
こうする事により、先ほどの「代表番号グループ」電話機で受けた「外線1」を「外線1」ボタンのない
「営業番号グループ」の電話機にも全電話機共通の「パーク1」ボタンに置き換える(保留)事で外線を
転送することが可能という訳です。

以上の例でパークボタン使い方のまとめ

1、「代表番号グループ」電話機で受けた「外線1」を下段「パーク1」ボタンを押し保留置き換えします。

外線1で受けた外線をパーク1ボタンに保留置き換え

2、「営業番号グループ」電話機Aさんの内線番号を押し、内線呼び出しします。
Aさんが内線に出たら『〇〇様よりパーク1番に電話が入ってます!』等と伝えます。

3、「営業番号グループ」電話機のAさんは「パーク1」を押すことにより、
元々「外線1」にかかってきた外線に出ることができます。

パークボタンに保留された外線に再び出るイメージ

この「パーク」ボタン、外線保留だけではなく、内線通話をも保留することが可能です。
いかがでしたでしょうか「パーク保留」
保留転送の一般的な使われ方は「ビジネスホンの使い方|保留ボタンと転送ボタン
こちらをご覧になってください。

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