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ビジネスフォンの使い方|内線とは

オフィスでビジネスフォンの受話器を持ち笑顔の女性イメージ

ビジネスフォンの通話方法には基本的には二通りあり
一つ目は「外線通話」二つ目は「内線通話」
通常ではこの二通りの通話が可能となります。
先ず一つ目の「外線通話」とは、NTT等の電話回線、最近ではIP電話を代表する「ひかり電話」等を利用し、公共のインフラを使って外部と通話する方法を外線通話(外線受発信)と言います。

ビジネスフォン電話機の「外線ボタンを押しているイメージ

ビジネスフォンで外線通話をする場合は、予め割り当てられた「外線ボタン」を押し、電話番号を(03-〇〇〇〇-□□□□)ダイヤルし、発信する方法が一般的です。また、外線通話を利用する場合は、当然ながらNTT等への基本料金や通話料と言ったものが発生します。そして二つ目が「内線通話」なのですが、では、
「内線通話」とは、いったいどんな機能なのでしょうか?またはどのようにして使うのでしょうか?

ビジネスフォンの基本機能の一つ「内線通話」(ナイセンツウワ)

オフィス内に設置されたビジネスフォン主装置に接続された内線同志(1Fと3F)で内線通話をしているイメージ

ビジネスフォンの場合、一般的には事業所内に交換機能を担う役目の「主装置」を設置し、そこに接続された電話機同士で通話をすることを内線通話と言います。
各電話機には、外線と同じく内線番号が割り当てられ、小規模な場合は二桁番号、例えば10番~99番、中規模な場合ですと三桁~四桁(100番、1000番)と言った番号の割り当てが可能です。また、事業所内の自営設備なので、基本的には通話料と言うものは発生しません。
主装置に関しては「ビジネスホン主装置とは?」をご覧ください。

NIKレンジャーブルー
内線通話、もしくは内線電話などとも呼ばれるけど、一般的には「内線」だけの名称で呼ばれてることがほとんどなんだ。
それでは、内線の使い方と呼び出し方法について、ここからはNIKレンジャーブルーが説明しよう。基本的な方法から便利な使い方など、実は内線には様々な使い方があるんだよ!
ビジネスフォンの「内線」の使い方

社内において、近くにいる人に用事があるのなら直接話した方がいいのは当たり前ですが、例えば離れた個室にいる社員、あるいは、別フロアにいる社員へ、直接の会話で用事がある場合は、その都度出向くのは大変で効率が悪いですよね。そんな時に役立つのが「内線」です。その多くの場合は、受けた外線を保留し、内線を使って取り次ぎ、転送連絡用に使われることがほとんどですが、保留転送目的以外でも便利に使える内線通話機能もあります。

NIKレンジャーブルー
既にビジネスフォンを導入済の方々でも、意外と内線は使われていなかったりですが、ではその内線について、先ずは基本的な内線の使い方からいきましょう!
先ずは内線呼び出し方法の基本から

それでは、オフィス1Fにいる営業部Dさん(内線番号11番)と
オフィス3Fにいるシステム部Eさん(内線番号31番)

社内内線内線番号表(1F営業部Dさん、内線11番。3Fシステム部Eさん、内線31番等が記れている)とオフィス内に設置されたビジネスフォン主装置に接続された内線同志(1Fと3F)で内線通話をしているイメージ

こちら2人の内線連絡のやり取りを例に内線呼び出し方法と使い方を説明します。
ビジネスフォンはIWATSU製品を例に説明します。

ビジネスフォンの基本的な「内線呼び出し」方法(内線発信)

呼び出し側、1F営業部Dさんの電話(内線11番)から内線発信しているイメージ

1、受話器を取ります。
通常、受話器を上げた状態では、内線使用待ちの状態となっていて、このとき「ツッツッツ」という内線発信を待機(ダイヤルを待機)する音が聞こえます。

呼び出し側、営業部Dさんが受話器を耳に当て「内線呼び出し音」に切り替わった音を聞いて相手が出るのを待機しているイメージ

2、次に、内線呼び出しをしたい相手の内線番号をダイヤルします。今回は、3Fシステム部Eさんを内線呼び出します。Eさんの内線番号は31番なので[3][1]と押します。ダイヤル後は相手の電話を呼び出し中となり、相手が受けるのを待ちます。

ビジネスフォンの基本的な「内線受け取り」方法(内線応答)

呼ばれた側、3Fシステム部Eさん。Eさんの電話機(内線31番)が「トゥル~トゥル~トゥル~」と着信音がなり、「あ、内線」と気が付くイメージ

3、一方、呼ばれた側の電話機では、いわゆる外線の着信音とは違った短いサイクルの着信音が鳴ります。また、ディスプレイ付の電話機であれば、ディスプレイに「内線11→着信」等の表示がされるので、どこからの内線着信なのかも、受け取る前に把握できます。ここで受話器を取ることにより応答、ということになります。

主装置を経由して内線通話が可能に

1F内線11番と、3F内線31番がビジネスフォン主装置(交換機)を経由して接続され、1F営業部Dさんと3FシステムEさんとが内線通話しているイメージ

4、呼ばれた側が受話器を取り、これで1FのDさんと3FのEさんと主装置を経由し繋がる事により内線通話が可能となります。
以上が内線通話の基本中の基本部分となります。

NIKレンジャーブルー
内線通話の基本的な使い方、おわかり頂けたかな?え?基本過ぎるって?ではここから先は内線機能の応用方法を説明しよう!先ずは便利な呼び出し方から。
内線呼び出し方法の便利機能「#をつけて音声呼び出し」
呼び出し側の1F営業部Dさんが内線31#と操作し、3Fシステム部のEさんを「Eさんいますか~」と呼び出しているイメージ

内線呼び出しの場合、通常は呼び出された側は
電話機のスピーカーから電子音の着信音
(トゥル~トゥル~音)が鳴る仕組みですが、
呼び出し側の電話から、内線番号の後に「#」ボタン

呼び出された側の3Fシステム部Eさんの内線電話機スピーカーから1F営業部Dさんの「Eさんいますか~」と放送されているイメージとビジネスフォン内線電話機スピーカー部分の位置のイメージ

を押すことにより(内線番号「3」「1」+「#」)
呼び出された側電話機のスピーカーから
音声での呼び出しができるようになります。
呼び出された側は受話器を上げることにより
通話(会話)が可能になります。

内線呼び出し方法の便利機能「ハンズフリー内線呼び出し・ハンズフリー応答」
呼び出し側1F営業部Dさんが内線電話機内臓マイク部分に向かって「Eさんいますか~」と呼びかけているイメージとハンズフリー内線呼び出し方法(手順)のイメージ

上記音声呼び出し方法にて、受話器を上げずに呼び出し(ハンズフリー内線呼び出し)する方法もあります。(要マイク設定)呼び出し側は、受話器を上げる代わりに「スピーカー」を押し、内線番号と「#」を押し、相手が出たら電話機マイク方向に向かい会話します。

呼び出された側の3Fシステム部Eさんの内線電話機スピーカーから1F営業部Dさんの「Eさんいますか~」と放送されている音声に対し「はい!なんでしょう」とハンドフリーで答える3Fシステム部のEさんのイメージ

一方、呼び出された側は、音声呼び出しと同様に、電話機スピーカーから相手の音声が聞こえて来ますが、ハンズフリー応答の場合は、受話器を上げずに、特に何の操作もすることはなく、同じく電話機マイク方向に向かい応答(会話)することが可能です。(要マイク設定)
※但し、お互いがハンズフリーで会話をすると、音声が途切れる場合がありますので注意。

内線呼び出し方法の便利機能「内線グループ呼び出し」
呼び出し側、1F営業部Dさんが受話器を耳に当て内線電話機の「3F呼出」ボタンを押し「Eさんいますか~」と音声呼び出しをているイメージ

個別の電話機を呼び出すのではなく、複数の電話機のスピーカーから、一斉に呼びかける事が可能なのがグループ呼び出し機能。「呼出ボタン」を押した後に、受話器より呼びかけます。(要呼出ボタン設定)

3Fフロア内デスク上にある全内線電話機のスピーカーから1F営業部Dさんの「Eさんいますか~」という音声が放送されているイメージ

一方3Fでは、3Fグループとして設定された電話機のスピーカーから呼び出し側の音声が放送されます。これに対する応答は、放送されているどの電話機からでも応答が可能です。(要グループ呼び出し応答ボタン設定)

内線呼び出し方法の便利機能「ページング呼び出し」(電話ページング放送)
 ビジネスフォン内線電話機のフレキシブルキーに「ページング」ボタンが設定されれいて、そのボタンを押しているイメージ

電話機のスピーカーからでは届かないような、広範囲な場所に呼び出しをかけるならページング呼び出しです。ビジネスフォン主装置に放送用アンプと外部スピーカーを接続し、受話器からの音声を放送させます。呼出方法としては、受話器をあげ「ページングボタン」を押した後にアナウンス(放送)します。(要設定・要放送アンプ設備)

主装置に接続された端末からページング放送される構成図。左から(端末から)内線電話機、ビジネスフォン主装置、電話ページング機能内蔵アンプ、スピーカー。この構成から1F営業部Dさんが受話器から「Eさん、Eさん、内線11番まで内線願います」と放送しているイメージ

電話ページング機能とは何か。「外線3番にお電話です」とスピーカーから放送されているところ見て「・・・何?ページングって」と考えている女性イメージ。「詳しくはこちら」

電話ペーシング機能を導入されている企業様で多いのは、やはり工場や、大きな倉庫がある企業様です。続いて大型店舗などの商業施設や学校や病院といった大型施設等で、主に事務棟から広大な建物敷地内(店内・倉庫・工場など)へ向けての呼び出し連絡に使われています。
また、フロアが多数あるビルのオフィスだけで使われるケースもあり、意外にも幅広い場所で使われています。
詳しくは「ビジネスホンの使い方|ページングとは」をご覧ください。

NIKレンジャーブルー
内線呼び出し方法も、細かくはまだ様々な方法があるんだよ。では、その他の内線便利機能も少し紹介しよう!。
内線便利機能「内線代理応答」
離れた部長席から内線着信音が鳴り「あ、不在の部長のデスクに内線だわ」と気が付く3Fシステム部のEさん

同じ部署の少し離れた机にある部長の電話に
内線着信が・・・。
こんな時は、部長のデスクまで猛ダッシュ!
・・・ではなく、自分の机にある電話機から
「内線代理応答」(着信代理応答)を使うと便利です。

ビジネスフォン内線電話機の「代理応答ボタン」を押し部長への内線電話を代理で受け「部長は只今外出しております」と受け答えする3Fシステム部のEさん

他の電話機に内線着信があった場合、自分の電話機の受話器を上げ、「代理応答ボタン」を押すことにより、他電話機の内線着信でも受けることが可能となります。(要ボタン設定)

内線便利機能「不在メッセージ・不在転送」
不在メッセージボタンを押し、ビジネスフォン内線電話機ディスプレイ「15:03まで不在」と表示させているイメージ

離席中の内線をかけてきた相手に対し、不在中の連絡事項を相手の電話機のディスプレイにメッセージとして表示することができます。(要ボタン設定)

セット方法も至って簡単で、例えば、離席で不在中の内線着信に対し、戻りが15:30だと相手の電話機ディスプレイに表示させたい場合は「不在メッセージボタン」メッセージ番号→「1」をダイヤル→戻り時間「1」「5」「3」「0」と押します。(メッセージ番号「1」戻り時間、「2」戻り日、「3」会議終了時間「4」行先電話番号 ※岩通製品)

不在転送キーを押すイメージ

また、離席中にかかってくる内線を、指定した電話機(内線)に自動的に転送することもできます。(要ボタン設定)更に、例えば転送先番号に携帯電話番号を登録することにより、かかってきた内線を、外出中の自分の携帯電話に転送させることもできます。

NIKレンジャーブルー
かかってきた内線を、外出中の自分の携帯に転送ができるなんて、すごく便利だよね。さて次は、複数の電話機で話ができる「内線会議通話について説明しよう!
内線便利機能「内線会議通話」

内線通話のイメージは、1対1での会話、というのが一般的なイメージですが、
実は、同時に複数の内線電話機で通話(会話)が可能です。

1F内線11番と、3F内線31番がビジネスフォン主装置(交換機)を経由して接続され、1F営業部Dさんと3FシステムEさんとが内線通話。1FのDさん:「急な変更で ・・・ごめんね できるかな~」3FのEさん:「あ~それだと F課長とも 相談しないと ・・・・・」二人の頭の中の思い「3人で話ができたらな・・・(F課長と)」というイメージ

例えば、急な作業が入り、打ち合わせやら確認が急遽必要。しかも、色々と認証確認等が必要で、社内決裁者とも同時に打ち合わせがしたい・・・・
こんなときは内線会議通話が便利です。

F課長の内線を呼び出し、3者で通話するためにビジネスフォン電話機の「会議ボタン」を押し「課長、急ぎの案件で営業Dさんと一緒に話がしたいのですが」と伝える3Fシステム部Eさんのイメージ

もう一人の内線を呼び出し繋ぐ方法は(例:岩通製品)
1、通話中転送ボタンを押します。
2、繋ぎたい相手の内線番号を押し、呼び出します。
(ここでは内線51番とします)
3、相手が出たら、会議ボタンを押します。

 主装置より接続された構内PHSアンテナにより、内線51番コードレス型(携帯タイプ)PHS内線電話機を持つF課長と、1F営業部Dさん、3FシステムEさんと3者で内線通話しているイメージで、課長の指示は「OK了解した!そうしたら先ずDさんは・・・Eさんは・・・」と会話をしているところのイメージ

忙しく社内を飛び回る、コードレス型内線電話を持つF課長と、1F営業部のDさん、3Fシステム部のEさんと3人での会話(内線通話)がつながります。
岩通製品の例ですと、最大4人までの内線会議通話が可能。

NIKレンジャーブルー
いかがでしょうか、便利な内線の使い方。
ここに挙げたのは、ほんの一部の内線機能の紹介なので「こんな使い方は可能なの?」という疑問があれば我々レンジャーに連絡ください!

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