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ビジネスホン大百科トップページ外出社員が多く、不在時の電話も逃したくない方は外線会議機能

外出社員が多く、不在時の電話も逃したくない方は外線会議機能

事務所内にてお客様の外線電話を受け、その外線電話を
社内の担当者に受け渡す場合、〔保留〕ボタンを押し受け
渡したい担当者が近くにいれば声をかけ伝える、もしくは
別のフロア等にいるならば内線を呼出してから
「○○様からお電話が入ってます」
というようなやり取りをし、保留した外線を受け渡している
かと思います。会社の電話(ビジネスフォン)では
よくある日常的なことですよね。

電話を保留し取り次ぎをする女性イメージ
外出している営業マンのイメージ

では、同じくお客様の外線電話を社内で受け、
あいにく受け渡したい担当者が外出中の場合、
その外線電話を、外出中の担当者の携帯電話に、
そのまま繋ぐことは
果たしてできるのでしょうか?

NIKレンジャーイエロー
はい!ビジネスフォンならできるのだ!
しかも操作方法がけっこう簡単!
では、外線転送・会議機能については
技術レンジャーイエローが説明しよう

ビジネスフォンを利用した「外線転送」と「会議機能」

お客様からの電話で、ものすごく急ぎの電話が!
でも担当者は外手中・・・
内容が担当者ではないとわかりそうもない
「担当者より折り返し連絡させます」では済まなそう・・・
この電話を外出営業さんの携帯電話に
そのまま転送できればいいのだけれど

急用な電話を受けたものの、担当者が外出中で受け継ぎができなく、困っている女性社員のイメージ
NIKレンジャーイエロー
そんな時に威力を発揮するのが
「手動による外線転送接続」です!
どのような使い方というと操作は簡単!
「手動による外線転送接続」操作方法の例

先ずは、いつものようにお客様の電話を受けます。

営業のAさんお願いします。はい少々お待ちください。

いつものように〔保留〕ボタンを押し通話を保留します。

保留ボタンを押す

あらかじめAさんの携帯番号を短縮ワンタッチボタン登録し、〔Aさん〕のボタンを押します。

(空いてる外線ボタンを押し直接電話番号090-****・・・を押してもOK)

Aさんワンタッチボタンを押す

外出先のAさんの携帯に繋がったら用件を伝えます。

お客様より電話です。了解つないでください

最後に〔接続〕(コネクト)ボタンを押して接続完了です。

(お客様からの外線1、担当者携帯に発信した外線2が接続されます)

接続ボタンを押す

以上の操作により大切なお客様と外出している担当者を繋ぐことができます。

お待たせしました営業のAです
NIKレンジャーイエロー
以上が手動による外線転送の一般例だ。
会話のやり取りは当事者同士がいいに
決まってるもんね!
では次に複数の人と同時に通話ができる
会議機能について説明しよう!
「会議機能」は複数の人と同時に会話が可能

ネットを利用する古くはチャット、最近はツイッターやLINEなどの、
いわゆるSNSでは、複数の人々とほぼ同時に文字による会話が出来るなど
便利になりましたよね。
これら以前からある電話のイメージは、通常「1対1」での通話が
一般的なイメージですが、では、例えばビジネスフォンを利用して
複数の人と会話ができるのでしょうか?

スマホでSNSを使い楽しんでいる女性イメージ
NIKレンジャーイエロー
はい!ビジネスフォンならできるのだ!
例えば、こんな使われ方があるんだ。
こんな時威力を発揮するのが「会議通話」
外出先から携帯電話で社内へ電話連絡をする営業マンのイメージ

「急な注文が入り納期を確認したいんだが、来週の納品スケジュールと、
今回の受注案件が何日で出来るか至急確認したい!」
という外出中の営業Aさんより、社内にいる業務担当Bさんに電話が。
営業Aさんは、
全納品スケジュールを把握してる業務担当Bさんと日程を確認しながら、

社内に居る生産担当Cさんとも生産日程の打合せが必要!
急ぎの用件だし、言った言わないの間違いも避けたいし、
1人ずつ打合せしてたら日程がなかなかまとまらない・・・。
出来る事なら社内の2人と3人で同時に打合せがしたい!

この様な「複数社員同士と同じ用件で打合わせがしたい」
こんな時威力を発揮するのが意外と便利な方法の
「会議通話」です。

外出営業マンから外線電話連絡を受ける女性社員のイメージ
NIKレンジャーイエロー
外出中の営業Aさんと
社内にいるBさんとCさん
3人同時に会話する方法
では、どんな使い方なのか説明しよう!
外線1名、内線2名、計3名での会議通話の使い方(例)

営業Aさんからの外線電話を受けます。

外出先営業Aさんの電話を社内で受ける社内業務Bさんの様子

社内生産担当のCさんに内線連絡するため〔転送〕ボタン押します。

(転送ボタンを押すと自動的に外線が保留され内線ダイヤル受付待機状態となります)

転送ボタン

生産担当Cさんの内線番号をダイヤルします。

(現在Aさんからの外線はまだ保留中、BさんがCさんの内線を呼出状態)

ダイヤル番号を押す

Cさんが内線呼出に応答したら用件を伝えます。

(現在Aさんからの外線はまだ保留中、BさんとCさんの内線通話状態)

社内内線での社内業務Bさんと社内業務Cさんの様子

最後に〔会議〕ボタンを押すことにより保留中のAさんを会話に参加させることができます。

会議ボタンを押す

これで外出先携帯電話からのAさんと、
社内での内線電話BさんCさんとの3人の会話がOKになります。

外出先営業Aさんの電話と社内内線にて社内業務Bさんと社内業務Cさんとが3者通話でつながった様子
NIKレンジャーイエロー
以上が会議通話の一般例だ。
会議通話の操作方法や参加人数は
メーカーにより多少異なるんだよ!
いかがだったかな?
ビジネスフォンにはまだまだ
便利な機能がいっぱいあるんだ
「こんな事はできるの?」なんていう
お問合せも歓迎なんで是非聞いてくれ!
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