ビジネスホン（ビジネスフォン）の使い方｜保留ボタンと転送ボタンの違いは何か？を説明します

「保留」の一般的な使い方は、外線1を受け「保留ボタン」を押すと、外線1が保留状態となり同時に内線通話呼出し待機状態となります。
このとき受話器からは「ツッツッツ」という内線発信を待機（ダイヤルを待機）する音が聞こえてます。

外線電話をまわしたいAさんが近くにいる場合は「Aさ～ん、△△様から外線１番に電話です」と伝えて、Aさんは保留状態となっている外線１番（一般的にはランプ点滅）のボタンを押し電話に出ます。

外線電話をまわしたいAさんが別室にいて近くにいない場合は、「保留ボタン」を押すと外線保留状態されると同時に内線呼出し待機状態となるので（受話器からは「ツッツッツ」という内線発信が聞こえている状態）まずAさんの電話の内線を呼出します。

内線番号表（エクセル等で作成）ではAさんの内線は12番なので[1][2]とダイヤルしAさんを内線で呼出します。Aさんが内線に応答したら「△△様から外線１番に電話です」等と伝えることで取次ぎ完了。

Aさんは保留状態である「外線１番」
のボタンを押すことにより
保留されている外線電話に出ることができます。

ここまでは、既にビジネスフォンご利用の皆様でしたら日常的に行っていることですよね。

ちなみに、内線の使い方（かけ方）をもう少し知りたい方はビジネスフォンの使い方｜内線とはをご覧ください。

保留ボタンの次は、転送ボタン！

ビジネスフォン「転送ボタン」の使い方

では、「転送ボタン」の使い道（使い方）とは？
この「転送ボタン」使い方によっては色々な使い方があるのですが、ここでは一般的な使い方を説明させていただきます。動作的には「保留」されるというところは全く同じ動作となります。

外線1番の電話を受け、この外線電話を他の人にまわしたい場合、保留ボタンを押さずに「転送ボタン」を押します。「転送ボタン」を押したと同時に通話中の外線が保留状態となり、また、内線呼出し待機状態になります。

「転送ボタン」を使うと強制的に保留していた外線が転送される

例として、外線1を受け「転送ボタン」を使いＡさんに保留転送する場合を説明します。外線通話中「転送ボタン」を押すと保留状態となり、同時に内線呼出待機状態とります。

次にＡさんの内線番号「1」「2」とダイヤルしＡさんを内線呼び出しします。
Ａさんが内線に出たら、現在保留している電話を転送する旨を伝えます。

最後に、受話器を置くことにより、Ａさんの電話機に強制的に保留されていた外線が転送されます。

「転送ボタン」のメリット・デメリット

転送する側は外線の何番かを伝える必要がなく、転送される側は保留された外線ボタンを押す必要がないので、例えば同時に複数の保留があった場合などでは間違いがおこりません。ただし、「転送ボタン」で保留転送する場合は、転送時に必ず内線呼出しをしなくてはならい、というところです。
一般的にはこの「転送ボタン」事務フロアーが多数あるような大規模オフィスで、このような使い方をしているところが多いです。

次は、携帯型ビジネスフォンにはどう転送するかを説明します！

携帯型ビジネスフォンには「転送ボタン」で保留転送

携帯型ビジネスネスフォンへの転送方法を説明する前に、ビジネスフォンの電話機が、どのような種類があるかを見てみましょう。左の電話機が、ビジネスフォンの標準電話機で、「多機能電話機」もしくは「卓上電話機」と言われてます。外線ボタンは最大で24個あり、その他の機能ボタンも多数備えてます。一般的には卓上に置き多少の場所は取りますが、最も使いやすい電話機です。

右にあるのは携帯型ビジネスフォンで、一つの機種の「専用コードレス電話機」で、デジタルコードレス、もしくは構内ＰＨＳとも呼ばれてます。携帯して持ち運びが便利ではありますが小さい分、外線ボタンの数は最大8個までの配置となってます。ですので上記の卓上多機能の電話機の「外線9」以降は対応できないので、この場合に「転送ボタン」を利用して外線を転送をする必要が出てきます。転送操作方法については、後程。

こちら左にあるのは、卓上型のデジタルコードレスで、標準電話機が、そのままコードレスになった仕様の電話機です。但し、局線ボタンは最大15個、自由に割付できるボタンが9個なっており、標準電話機とく比べると、局線ボタンが9個少ない設計となってます。卓上型でありながら、電話線が不要なので移動が楽ではありますが、携帯型コードレスと同様で、設置するのは「基地局アンテナ」が必要となりイニシャルコストは若干高くなります。

次に、左にあるのがＹモバイルのＰＨＳですが、このＰＨＳを構内ＰＨＳとして登録が可能で、社内では構内ＰＨＳとして社内の外線・内線が使え、外出先ではＹモバイルの外線が使えるという、便利で経済的なものでしたが、2020年7月にて公衆ＰＨＳが終了するのに伴い、同年同月を持ってＹモバイルＰＨＳサービスも終了することになってしまいました。ですので今後ＰＨＳと呼ばれるのは、専用デジタルコードレス電話機のような自営設備の構内ＰＨＳだけとなります。

左にあるのは、専用のコードレスビジネスフォンですが、こちらは8回線以下であれば1～8番の外線ボタンを利用できますので、例えば「外線1番に電話です」と伝えられても外線ボタンを見ればわかる、ということになります。ただし見ての通り、ボタンの数に限りがあるので、8回線以上の多回線利用の場合は、これまで説明させて頂いたように「転送」ボタンを利用し、強制的に外線を転送する方法をとります。多回線利用時などの環境等で他の保留方法では「パーク保留」という方法もありますが、パーク保留についてはこちらをご覧ください。

卓上型多機能電話機から内線収容されたPHSや、多回線利用環境での携帯型ビジネスフォンに「転送ボタン」を使って外線をまわす操作方法をまとめますと、「転送ボタン」を押す→携帯型の「内線番号」をダイヤルする→転送相手が内線に出たら「受話器を置く」という操作方法になります。

内線ワンタッチボタンを使って転送を簡略化

「転送ボタン」を押す→携帯型の「内線番号」をダイヤルする→転送相手が内線に出たら「受話器を置く」この一連の操作方法を簡略して呼び出す方法もあります。
例えば、受けた外線をPHS内線を持つAさんに転送する場合

外線通話中に上記「PHS内線A」キーを押すと、保留され内線AさんのPHSが内線呼出しされます。Aさんが内線に出たら用件を伝え、受話器を置くとによりAさんに外線電話が転送されます。以上が一般的な「転送ボタン」の使われ方です。

保留と転送、おわかり頂けたでしょうか。
「内線」の使い方をもう少し知りたい方は
レンジャーブルーが説明する
「ビジネスフォンの使い方｜内線とは」
を見てね！