会社の電話ビジネスフォンの通話方法は基本的に二通りあり、一つ目は「外線通話」二つ目は「内線通話」通常ではこの二通りの通話が可能となります。ビジネスフォンの機能としては、この「外線」を使うことがメインとなるわけですが、ではその「外線」とはいったい何者？なのか、そして、外線のかけ方と受け方はどうすればいいのか？をここで説明させていただくことにします。

こちらお家の電話、元祖家電の「黒電話」と言われていた電話機ですが、ご存じの通り受話器を上げてダイヤルを回すと「外の線」を使って電話局経由しまた外の線を使ってかけたい相手に電話が着信します。基本的には電話をかけるか受けるだけで、それ以外の事はできません。この黒電話には一つ一つに電話番号「□□□－□□□1」を持ってます。

時代は進み、電話も恐ろしく小さくなり、また恐ろしくハイパー高機能となり、更にそれを持って出かけることもできるというご存じの「スマホ」が登場です。今となってはおまけ的な存在となってしまった電話機能もあり、そして「外の電波」を使って電話をかける事ができます。このスマホにも、ひとつひとつに電話番号「□□□－□□－□□□1」を持ってます。

さて、その「外線」ですが、外の線を使って電話をすることを称して「外線」と言い、今風で説明すると、個別の電話番号を持ったスマホひとつひとつが、右のビジネスフォンのボタンの中に入ったと考えると分かりやすいと思います。但し、ボタンに入ったのは電話番号だけですので、メールとかはできません・・・・・。この、電話番号が入ったボタンを「外線ボタン」と称しまして、これを押して外部に電話をかけたり、もしくは電話がかかると外線ボタンが点滅し、同時に電話機が鳴るので点滅する外線ボタンを押し受話器を取ると、電話を受ける事ができます。

左にあるのがビジネスフォンなんですが、小さなボタンに何やらごちゃごちゃと記されてますが、どのボタンが「外線」かと言いますと、何しろ「外線」はお客様とのやり取りが多いので、最も目立つ位置にある場合が多いです。配置に特に決まりはなく、自由にボタン配置ができるのですが、だいたいどこの会社様も上段の大きなボタンの先頭から「外線1」ボタンから始まる配置が多いです。左機では該当ボタンに「外線1」と印刷されいるボタン、このボタンが「外線」ボタンとなり、それが6個使えるということになります。この「外線1」という表記印刷ですが、これも後付けで印刷するので表記も様々で、単に「1」ですとか「0123」とかの電話番号であったりとか、手書きであったりですとか、全く何も書いてない・・・なんてこともあります。

この電話機は、外線が6個使えるようで、そのうち外線1～3が使用中なので、空いている、外線4～6の外線ボタンを押します。するとランプが緑色になり、これで先ず外線が使える状態になりました。

そして受話器を取り、かけたい相手の電話番号〇〇－□□□□－△△△△とダイヤルを押し相手と繋がれば外線発信は無事成功です。通話中もグリーンに点灯してる外線ボタンが、自分が使ってる外線ラインとなります。通話が終わり受話器をおろすと通話が切れグリーンに点灯していた外線ボタンも消灯します。ワンポイント：ひかり電話等のIP電話回線やISDN回線の場合、電話番号の最後に「#」をダイヤルすると（〇〇－□□□□－△△△△♯）「#」を押した時点で即相手先に発信します。この「#」は、もうこれ以上ダイヤルはしませんよ！という終わりの符号という意味になります。ちなみに「#」を押さなくても、少し時間がかかりますが、最終的には相手に発信されます。

赤く点滅している外線ボタンを押すと（まだ受話器は置いたまま）ランプが緑色に変わります（電話メーカーや機種により若干違います）。これで外線電話を受けるスタンバイ状況になりました。

「外線1」が使用中なら「外線2」に着信、「外線2」が使用中なら「外線3」に・・・・と、上記の電話の場合ですと「外線6」まで流れていきます。このように、1番号（代表番号）が複数本使え、着信が任意契約本数分スライドしていく事を「代表組」もしくは「代表ダイヤルイン」などといいます。この辺りのちょっと難しいお話は 「回線数はどうすればいいの？ 」の記事で詳しく説明してありますので気になる方はそちらをご覧くださいませ。気にしない方はその先へ↓。

最後に受話器を取ると、外線着信音が止み、無事電話を受けることが出来ます。会社の電話を受ける時は、利き腕の逆で受話器を取り、利き腕は即座にメモが取れる態勢を取り、「もしもし」とは言はず「はい！〇〇株式会社でごいます」と笑顔で明るく電話に出るように！と、新人の頃はよく優しい先輩に言われましたけど・・・最初の頃は会社の電話に出るのは、妙に緊張したもので、たぶん顔も引きつってたんだと思います。ワンポイント：着信音が鳴る設定の電話機は、特に外線ボタンを押さなくても受話器を上げるだけで自動で電話を受けることができる場合がほとんどです。ですので、電話を「かけるつもり」で受話器を上げたら、うっかり意図しない外線電話を受けてしまった！なんてことも多々あります。ですので、先ずは外線ボタンを押してから受話器を取る操作方法が無難です。

会社の電話の場合、現在でも会社の電話番号は「代表電話番号」という電話番号が一般的で、この番号にかかって来る外線電話を社員の誰かが受けて受けた相手（お客様）が「Ａさんお願いします」と言われたら、その電話を同じ事務所にいるＡさんに取り次がなくてはなりません。この外線電話を取り次がせる方法として「保留」ボタンがありますと。個人のスマホで受けた電話を他人に回すなんてことはまずあり得ませんが、会社の電話では日常的にあるのです。

先ず、外線を保留する操作も何パターンかあり、メーカー機種による若干異なったりしますが、ここでも岩通のビジネスフォンの場合での外線保留操作で説明します。さて、外線を受けた電話相手のお客様は「営業課のAさん」に用件があるようです。

相手に「少々お待ちください」と伝えた後に【保留】ボタンを押します。どの電話機でも、だいたいボタンが大きいとか表示文字が目立つ色になっていたりとかになっているので【保留】ボタンはすぐに見つかると思います。この【保留】を押すと、相手には電子音の音楽などが流れ、こちらの音声は遮断（ミュート）されます。

【保留】ボタンを押したと同時に、電話を受けた自分の電話の「外線1」のボタンが、緑色のゆっくりとした点滅に変わります。この状態に変われば外線を保留できたことになります。

自分以外の電話機の外線ランプはどうなるかと言いますと、【保留】にした外線1ボタンが赤色のゆっくり点滅に変わります。他の人はこの赤色ゆっくりランプ点滅状態を見て外線1が保留状態にあるんだと判断できます。

Aさんが近くにいる場合は「Ａさん、△社の佐藤様から外線1番にお電話です」と伝えます。この時外線が何番かを伝えるのがけっこう重要です。また、上記で外線が保留されていれば、自分の電話機の受話器は置いて構いません。

Aさんが保留中の外線に出る場合は、自分の電話機、または他の電話機の赤くゆっくり点滅してる外線ボタンを押して受話器を上げると保留が解除され、外線通話が再開されます。また保留が解除されると、その電話機の該当外線ボタンのみ緑色に変わります。

これで無事にお客様からかかって来た外線を指定のAさんに取り次ぐ事ができました。保留して取り次ぐ方法はこの他様々な方法がありますが、とりあえず以上が基本の外線保留～取り次ぎする方法です。

さて、受けた外線を保留して他の人に取り次ぐ基本操作はおわかりになったと思いますが、では、外線を取り次ぎたいAさんが、例えば離れたフロアにいる場合は、外線が入っている事をどのように伝えればいいのでしょうか。「内線」通話を使えば、内部の連絡は部屋までダッシュしなくても楽にできてしまうのす。では【保留】+「内線」を使っての外線取り次ぎ方法を説明します。

先ず、相手に「少々待ちください」と伝えた後に【保留】ボタンを押すとところまでは一緒です。ここで上記基本操作では受話器を置いてしまいましたが、ここでは受話器は置かず、受話器から聞こえてくる「プップップップ」という短い周期の音を確認します。実は外線通話中に【保留】ボタンを押すと「内線番号受付状態」に変わります。ビジネスフォンは同じ施設で同じ主装置に繋がってる場合、電話機同士で「内線」という料金のかからない通話ができます。ですので電話機1台ごとに「内線番号」を持ってます。内線通話について詳しくは「ビジネスフォンの使い方｜内線とは」をご覧いただくとして、ここでは詳しい説明は省略します。

上記で【保留】を押すと外線ボタンランプは緑色のゆっくりとした点滅に変わり外線が保留状態に。その状態で受話器からは「プップップップ」という音に変わり「内線番号は何番を呼びますか？」の内線呼出待機状態となりますので、ここでは4FにいるAさんの内線番号である「4」「0」とダイヤルします。

4FのAさんのところにある内線40番の電話機は「内線着信」します。外線の着信音と比べると、少し短い周期で「プルル・プルル・プルル」といった感じの音が鳴るので、すぐに内線電話だと判断できます。また、電話機のディスプレイにも「ナイチャク11」などと表示されるので、1Ｆの内線番号11番からの内線電話だとわかります。

4FのAさんが受話器を上げ電話に出ることで、先ずは1Ｆの電話機と4Fの電話機とで内線が繋がります。ここで「お疲れ様です1Ｆです。Ａさんに△社の佐藤様から外線1番にお電話です」などと伝え、Aさん宛てに外線1番に電話が入っていることを伝えます。これにて1Fの女性は無事お役目を終えた事になりますので、受話器を置いて終了です。ただしＡさんが「出かけてるって言って！」なんて言ってきたら・・・・・・・終了できませんね。

Aさんが保留中の外線に出る場合は、自分の電話機、または他の電話機の赤くゆっくり点滅してる外線ボタンを押して受話器を上げると保留が解除され、外線通話が再開されます。また保留が解除されると、その電話機の該当外線ボタンのみ緑色に変わります。

これで無事にお客様からかかって来た外線を指定の4FにいるAさんに取り次ぐ事ができました。ちなみに、内線通話の方法はまだまだ様々な方法がありますので、気になる方は「ビジネスフォンの使い方｜内線とは」をご覧になってみてください。