先ず外線とは何者なのか？
会社の電話ビジネスフォンの通話方法は基本的に二通りあり、一つ目は「外線通話」二つ目は「内線通話」通常ではこの二通りの通話が可能となります。ビジネスフォンの機能としては、この「外線」を使うことがメインとなるわけですが、ではその「外線」とはいったい何者？なのか、そして、外線のかけ方と受け方はどうすればいいのか？をここで説明させていただくことにします。
黒電話は「外の線」を使う電話番号を持っている
こちらお家の電話、元祖家電の「黒電話」と言われていた電話機です。
ご存じの通り受話器を上げてダイヤルを回すと「外の線」を使って電話局経由しまた外の線を使ってかけたい相手に電話が着信します。基本的には電話をかけるか受けるだけで、それ以外の事はできません。この黒電話には一つ一つに電話番号「□□□－□□□1」を持ってます。
外の線を使って電話をすることを称して「外線」
時代は進み、電話も恐ろしく小さくなり、また恐ろしくハイパー高機能となり、更にそれを持って出かけることもできるというご存じの「スマホ」が登場です。
今となってはおまけ的な存在となってしまった電話機能もあり、そして「外の電波」を使って電話をかける事ができます。このスマホにも、ひとつひとつに電話番号「□□□－□□－□□□1」を持ってます。さて、その「外線」ですが、外の線を使って電話をすることを称して「外線」と言い、今風で説明すると、個別の電話番号を持ったスマホひとつひとつが、ビジネスフォンのボタンの中に入ったと考えると分かりやすいと思います。
但し、ボタンに入ったのは電話番号だけですので、メールとかはできません・・・・・。この、電話番号が入ったボタンを「外線ボタン」と称しまして、これを押して外部に電話をかけたり、もしくは電話がかかると外線ボタンが点滅し、同時に電話機が鳴るので点滅する外線ボタンを押し受話器を取ると、電話を受ける事ができます。
ビジネスフォンには「外線」と「内線」の二通りしかない
ビジネスフォンの通話機能には基本的に「外線」「内線」の2つしかありません。中の線（同敷地内の自営設備を使った線）を使って通話する事を「内線」と言い、内線については「ビジネスフォンの使い方｜内線とは」にて詳しく説明してますのでそちらをご覧ください。そして、外の線（公共な設備）を使って通話することを「外線」と称します。それでは、その外線の使い方「外線のかけ方、受け方」を説明いたします。
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ビジネスフォン外線の使い方（かけ方・受け方）
ここにあるのがビジネスフォンなんですが、小さなボタンに何やらごちゃごちゃと記されてますね。
どのボタンが「外線」かと言いますと、何しろ「外線」はお客様とのやり取りが多いので、最も目立つ位置にある場合が多いです。配置に特に決まりはなく、自由にボタン配置ができるのですが、だいたいどこの会社様も上段の大きなボタンの先頭から「外線1」ボタンから始まる配置が多いです。左機では該当ボタンに「外線1」と印刷されいるボタン、このボタンが「外線」ボタンとなり、それが6個使えるということになります。この「外線1」という表記印刷ですが、これも後付けで印刷するので表記も様々で、単に「1」ですとか「0123」とかの電話番号であったりとか、手書きであったりですとか、全く何も書いてない・・・なんてこともあります。
ビジネスフォンで外線を発信する方法（外線のかけ方）
では、外線の発信方法から説明します。機種メーカーによって操作や動作が若干異なり、更に外線発信方法も数通りあるのですが、ここでは岩通のビジネスフォンを例に、先ずは基本の外線発信方法で説明します。下にある電話機には「外線ボタン」が6個並んでます。
1. 使ってない外線ボタンを確認。
2. 使ってない外線ボタンを押す。
この電話機は、外線が6個使えるようで、そのうち外線1～3が使用中なので、空いている、外線4～6の外線ボタンを押します。するとランプが緑色になり、これで先ず外線が使える状態になりました。
3. 受話器を取り電話番号をダイヤルする
そして受話器を取り、かけたい相手の電話番号〇〇－□□□□－△△△△とダイヤルを押し相手と繋がれば外線発信は無事成功です。
通話中もグリーンに点灯してる外線ボタンが、自分が使ってる外線ラインとなります。通話が終わり受話器をおろすと通話が切れグリーンに点灯していた外線ボタンも消灯します。ワンポイント：ひかり電話等のIP電話回線やISDN回線の場合、電話番号の最後に「#」をダイヤルすると（〇〇－□□□□－△△△△♯）「#」を押した時点で即相手先に発信します。この「#」は、もうこれ以上ダイヤルはしませんよ！という終わりの符号という意味になります。ちなみに「#」を押さなくても、少し時間がかかりますが、最終的には相手に発信されます。
ビジネスフォンで外線を受信する方法（外線の受け方）
さて次は、かかって来た外線を受け取る方法ですが、これもその電話機が鳴っているのか、それとも外線ランプがただ点滅しているだけのか等、その電話機の固有の設定により微妙に操作が違うのですが、ここではこれだと間違いない！という基本的な外線の受け方で説明します。
1. 外線がかかって来ると該当外線ボタンが「高速点滅」
外線がかかって来ると、外線ボタン1～6の未使用のボタンが赤く高速点滅します。
と同時に着信音がなります。全ての電話が鳴らないケースが多いのですが（音がうるさいという理由で数台だけ鳴らしている場合が多い）ごく数台の電話が鳴っているだけでも、じゅうぶんに着信音は聞こえます。外線1～6にランダムに着信するのではなく基本的には「外線1」から順番に着信します。
2. 高速で点滅する外線ボタンを押す
赤く点滅している外線ボタンを押すと（まだ受話器は置いたまま）ランプが緑色に変わります（電話メーカーや機種により若干違います）。
これで外線電話を受けるスタンバイ状況になりました。
外線着信は「外線1」が使用中なら「外線2」以降に流れる
「外線1」が使用中なら「外線2」に着信、「外線2」が使用中なら「外線3」に・・・・と、上記の電話の場合ですと「外線6」まで流れていきます。例えば下図のように、外線1・2が使用中に外線着信がある場合は「外線3」が赤く高速点滅するので、外線3ボタンを押す事になります。
このように、1番号（代表番号）が複数本使え、着信が任意契約本数分スライドしていく事を「代表組」もしくは「代表ダイヤルイン」などといいます。この辺りのちょっと難しいお話は 「回線数はどうすればいいの？ 」の記事で詳しく説明してありますので気になる方はそちらをご覧くださいませ。気にしない方はその先へ↓。
3. 最後に受話器を取り応答する
最後に受話器を取ると、外線着信音が止み、無事外線電話を受けることが出来ます。これで外線を受信する基本方法は成功となります。
会社の電話を受ける時は、利き腕の逆で受話器を取り、利き腕は即座にメモが取れる態勢を取り、「もしもし」とは言はず「はい！〇〇株式会社でごいます」と笑顔で明るく電話に出るように！と、新人の頃はよく優しい先輩に言われましたけど・・・最初の頃は会社の電話に出るのは、妙に緊張したもので、たぶん顔も引きつってたんだと思います。ワンポイント：着信音が鳴る設定の電話機は、特に外線ボタンを押さなくても受話器を上げるだけで自動で電話を受けることができる場合がほとんどです。ですので、電話を「かけるつもり」で受話器を上げたら、うっかり意図しない外線電話を受けてしまった！なんてことも多々あります。ですので、先ずは外線ボタンを押してから受話器を取る操作方法が無難です。
ビジネスフォンで受けた外線を保留転送する方法
会社の電話の場合、現在でも会社の電話番号は「代表電話番号」という電話番号が一般的で、この番号にかかって来る外線電話を社員の誰かが受けて受けた相手（お客様）が「Ａさんお願いします」と言われたら、その電話を同じ事務所にいるＡさんに取り次がなくてはなりません。この外線電話を取り次がせる方法として「保留」ボタンがありますと。個人のスマホで受けた電話を他人に回すなんてことはまずあり得ませんが、会社の電話では日常的にあるのです。
外線保留基本操作
さて、外線を受けた電話相手のお客様は「営業課のAさん」に用件があるようです。
他の人はこの赤色ゆっくりランプ点滅状態を見て外線1が保留状態にあるんだと判断できます。
取り次ぎ相手が離れた部屋にいる場合
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