システム留守番機能

システム留守番機能

システム留守番電話機能

本日の受付は終了しました

業務時間外や休日等の電話は意外と電話はかかって来るものです。業務終了後の電話応答を自動 化する留守番電話の導入は、働き方改革対策としても注目もされてます。でももし、その業務時 間外の電話が重要なビジネスチャンスの電話だったら・・・・・なんてこともあったりします。そんな時に威力を発揮するのが「留守番電話」ですよね。

ウルトラ職人レンジャーNIKブラック
技術レンジャーNIKブラック
では、ビジネスフォンでの留守番電話は、どのような 対応(機能)があるのかIWATSUビジネスフォン 「Frespec(フレスペック)」を例に説明しましょう! 時間になたら勝手に留守になる、部署毎に異なる留守の対応をさせなど、多様でシステム的な留守対応ができるのですよ!
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留守対応モードは大きく分けて2種類

応答専用モード

留守(業務終了・休日)であることを相手に伝え、自動的に電話を切ります。相手の用件の録音はしないタイプです。

毎度ありがとうございます。〇〇〇〇株式会社でございます。本日の業務は終了いたしました。恐れ入りますが、平日〇〇時よりお掛け直しください。

留守録音モード

留守(夜間業務終了・休日)であることを相手に伝えるのと同時に、相手の要件を録音します。

毎度ありがとうございます。〇〇〇〇株式会社でございます。本日の業務は終了いたしました。ご用件をピーという発信音の後にお話ください。

留守(業務終了・休日)であることを相手に伝え、自動的に電話を切ります。相手の用件の録音 はしないタイプです。

 

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会社の留守応答でいうと、どちらかというと「応答専用」 での使用が多く、留守応答の切替も定時になると誰かが 手動で切り替えると全ての会社電話番号が留守対応になる、という使い方が多いですが、もっと便利なで楽な使い方があるんですよ!

多彩なシステム留守番電話機能

グループ対応留守機能

例えば、

■営業部ではPM7時までは電話を受け付け、時間外の留守番対応は「留守録」対応にしたい。
■総務部ではPM6:00には電話受付を終了し、時間外の留守番対応は「応答専用」にしたい。

グループ対応留守機能

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こんなときこそシステム留守機能の出番だ!システム 留守機能なら、部署ごとに留守録の設定/解除を設定でき、部署ごとに応答メッセージを変えることができるのだよ!
営業部は留守録音モードでのメッセージ
営業部の留守録音メッセージ
はい、株式会社〇〇 営業部です。本日の業務は終了しました。恐れ入りますが 、発信音の後にご用件を録音くださいますようお願い申し上げます。
総務部は応答専用モードでのメッセージ
総務部の応答専用モードでのメッセージ
はい、株式会社〇〇です。本日の業務は終了しました。恐れ入りますが業務時間 内におかけ直しいただきますようお願い申し上げます。
60グループ(部署)まで設定可能
個別の応答は「60グループ」まで登録できます。
個別の応答は「60グループ」まで登録できます。

年間スケジュールタイマー

ひえ〜留守番電話解除忘れてた!
手動での留守解除を忘れて、営業時間も留守セットのままで、とんでもない事になった事がある、もしくは留守のセットを忘れてしまう、などはけっこうよく あることですけど、そんな方にはこちらの「年間スケ ジュールタイマー」が便利で楽です。部署ごとに留守 録スケジュールを設定しておけば、スケジュールに合 わせて自動的に留守番電話に切り替わります。
年間スケ ジュールタイマーで設定忘れをなくすことができます
60グループの留守番スケジュールを設定できます。1日に4回までメッセージ送出(留守録用・応 答専用)できる時間を作ることができます。特定日=祝祭日・夏季休暇など50日分の設定ができ ます。

録音お知らせメール

メッセージが録音されると、携帯電話にメールで通知することができます。さらに「ケータイWeb リンク機能」を利用することで、携帯電話からメッセージを再生することも可能です。

メッセージが録音されると、携帯電話にメールで通知することができます

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システム留守番電話機能いかがでしたでしょうか。 この留守電機能に「IVR機能」を絡めると、もっと便利 になるはずです。詳しくは、「自動音声応答装置IVRシ ステムで電話取次改革」を見てくださいね!
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