IVRの導入事例

代表番号にお問い合わせの電話が集中取り次ぎに時間がかかり、お客様を待たせていた

マンション管理をされているお客様が電話の取り次ぎでお困りでした。管理するマンションが増え、住人も増えたため、管理会社へのお問い合わせの電話が急増したとのこと。

対応のために社員を増やし、事務所を拡張しましたが、フロアが複数になったこともあり、取り次ぐ担当者を探すのに時間がかかっていました。

「スピーディな電話対応をしたい」とのことでしたが、業務の内容が複雑なため、他部門のお問い合わせには答えることが出来ず、ずっとお客様をお待たせしていました。

昔から利用している代表番号が浸透しているため、新しい番号を増やすこともしたくないとの事。
だんだんと社員間でも、対応が遅いことに慣れ始めていました。

簡易IVR機能（音声応答自動振分機能）を導入
スピーディな電話応対実現のご提案！

弊社のビジネスホン「Frespec」の簡易IVR機能（音声応答自動振分機能）を活用して、自動的にお問い合わせの電話を担当者に振り分けるシステムをご提案しました。
アピールポイントは以下となります。

代表番号にかかった電話をシステムが自動で担当部門につなぐので
お客様をお待たせしません

音声ガイダンスに従うだけで、システムが担当部門に直接つなげるため、電話の取り次ぎが激減しました。お客様をお待たせすることも無くなり、対応がスムーズになりました。

IVR（音声応答自動振分機能）動作イメージ

• お客様からの電話に対して、Frespecが自動応答して、
• 音声ガイダンスを流して、
• 発信元のダイヤル操作により、適切な担当を呼び出す機能です。