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ビジネスホン大百科トップページ保留・転送ビジネスホンの使い方|保留ボタンと転送ボタン

保留・転送

ビジネスホンの使い方|保留ボタンと転送ボタン

ビジネスフォンの使い方で、「保留ボタン」
はわかりますが「転送ボタン」とは何ですか?
「転送ボタン」は、どんな時に使うのでしょう?
というご質問をいただくことがあります。
「保留ボタン」と「転送ボタン」の違いは?
その違いと、それぞれの使われ方について
岩通ビジネスフォンを例に説明いたします。

ビジネスフォン、保留・転送ボタン

ビジネスフォンの基本機能「保留」

まず、ビジネスフォンの基本機能として「保留」機能があります。例えば外線1番の電話を受け、
その電話がAさん宛の電話だった場合、Aさんに電話を受け継がないとなりません。
この外線電話を他の人にまわしたい場合、一般的な操作として「保留ボタン」を使います。

ビジネスフォン局線キー
ビジネスフォン「保留ボタン」の一般的な使い方
ビジネスフォン保留ボタン

「保留」の一般的な使い方は、外線1を受け「保留ボタン」を押すと
外線1が保留状態となり同時に内線通話呼出し待機状態となります。
このとき受話器からは「ツッツッツ」という内線発信を待機(ダイヤルを待機)する音が聞こえてます。

受けた電話を保留し、近くにいるAさんに「1番に電話です」と取次を伝えている女性

外線電話をまわしたいAさんが近くにいる場合は「Aさ~ん、△△様から外線1番に電話です」と伝えて、Aさんは保留状態となっている外線1番(一般的にはランプ点滅)のボタンを押し電話に出ます。

ビジネスフォン内線番号表2桁

外線電話をまわしたいAさんが別室にいて近くにいない場合は、「保留ボタン」を押すと外線保留状態されると同時に内線呼出し待機状態となるので(受話器からは「ツッツッツ」という内線発信が聞こえている状態)まずAさんの電話の内線を呼出します。

Aさんの内線番号「1」「2」をダイヤル

内線番号表(エクセル等で作成)ではAさんの内線は12番なので[1][2]とダイヤルしAさんを内線で呼出します。Aさんが内線に応答したら「△△様から外線1番に電話です」等と伝えることで取次ぎ完了。

外線1番ボタンを押す

Aさんは保留状態である「外線1番」
のボタンを押すことにより
保留されている外線電話に出ることができます。

保留され取り次がれた外線を受け取り「お電話かわりましたAです。」と電話で話かている男性

ここまでは、既にビジネスフォンご利用の皆様でしたら日常的に行っていることですよね。

ちなみに、内線の使い方(かけ方)をもう少し知りたい方は
ビジネスフォンの使い方|内線とはをご覧ください。

ビジネスフォン「転送ボタン」の使い方

では、「転送ボタン」の使い道(使い方)とは?
この「転送ボタン」使い方によっては色々な使い方があるのですが、ここでは一般的な使い方を説明させ
ていただきます。動作的には「保留」されるというところは全く同じ動作となります。

ビジネスフォン転送ボタン

外線1番の電話を受け、この外線電話を他の人にまわしたい場合、
保留ボタンを押さずに「転送ボタン」を押します。
「転送ボタン」を押したと同時に通話中の外線が保留状態となり、
また、内線呼出し待機状態になります。

「転送ボタン」を使うと強制的に保留していた外線が転送される

例として、外線1を受け「転送ボタン」を使いAさんに保留転送する場合を説明します。
外線通話中「転送ボタン」を押すと保留状態となり、同時に内線呼出待機状態とります。

「〇〇商事です。総務部のAさんはいらっしゃいますか?」「いつもお世話になっています。はい少々お待ちください。」転送ボタンを押す

次にAさんの内線番号「1」「2」とダイヤルしAさんを内線呼び出しします。
Aさんが内線に出たら、現在保留している電話を転送する旨を伝えます。

Aさんの内線番号「1」「2」をダイヤル「〇〇商事様からお電話です。転送します」総務部Aさん「了解、転送ください」

最後に、受話器を置くことにより、Aさんの電話機に強制的に保留されていた外線が転送されます。

受話器を置くと転送されるお客様「ああAさん、〇〇商事です。先日の件ですが・・・」総務部Aさん「お電話かわりました総務部のAです。」
「転送ボタン」のメリット・デメリット

転送する側は外線の何番かを伝える必要がなく、転送される側は保留された外線ボタンを押す必要がないので、例えば同時に複数の保留があった場合などでは間違いがおこりません。ただし、「転送ボタン」で保留転送する場合は、転送時に必ず内線呼出しをしなくてはならい、というところです。
一般的にはこの「転送ボタン」事務フロアーが多数あるような大規模オフィスで、このような使い方をしているところが多いです。

携帯型ビジネスフォンには「転送ボタン」で保留転送

現在弊社で一番人気のビジネスフォンセットは、YモバイルPHSケータイを内線として使うセットです。

IX-24KTN

YモバイルPHSをビジネスフォンの内線として使う場合、
専用の卓上型多機能電話機で受けた外線を、
YモバイルPHSに保留転送するときは、
「転送ボタン」を使い保留転送することになります。

ビジネスフォンに内線収容されたPHSに保留転送する場合

willcom

右のYモバイルPHS端末をご覧の通り、特に外線ボタン等がないので、「外線1番」・・・
と言われてもわかりません。(特番を利用し指定外線を補足するという方法もある)
従って、「転送」ボタンを使って強制的に外線をまわしてあげる方法をとります。
例えば、YモバイルPHSが内線20番であれば、多機能電話機からの外線保留転送操作は「転送」ボタンを押し、次に内線番号ダイヤル「2」「0」と押し、内線が繋がったら転送する旨を伝え、多機能電話機の受話器を置く事によりYモバイルPHSへ外線が転送される、ということになります。逆にYモバイルPHSで受けた外線を多機能電話機へ保留転送する場合は、PHSの「保留」ボタンを押し(多機能電話機が内線10番として)次に内線番号ダイヤル「1」「0」と押し、「切」ボタンを押す事により外線が転送されます。(オンフック転送有りの設定時)

ビジネスフォン専用コードレス電話機に保留転送する場合

専用デジタルコードレス。8個の局線キーを使用し 卓上型多機能電話機と ほぼ同様の 保留転送操作が可能。

左にあるのは、専用のコードレスビジネスフォンですが、こちらは8回線以下であれば1~8番の外線ボタンを利用できますので、例えば「外線1番に電話です」と伝えられても外線ボタンを見ればわかる、ということになります。
ただし見ての通り、ボタンの数に限りがあるので、8回線以上の多回線利用の場合は、これまで説明させて頂いたように「転送」ボタンを利用し、強制的に外線を転送する方法をとります。多回線利用時などの環境等で他の保留方法では「パーク保留」という方法もありますが、パーク保留についてはこちらをご覧ください。

「転送」ボタン-「内線番号ダイヤル」-「受話器を置く」で転送完了

卓上型多機能電話機から内線収容されたPHSや、多回線利用環境での携帯型ビジネスフォンに「転送ボタン」を使って外線をまわす操作方法をまとめますと、「転送ボタン」を押す→携帯型の「内線番号」をダイヤルする→転送相手が内線に出たら「受話器を置く」という操作方法になります。

内線ワンタッチボタンを使って転送を簡略化

「転送ボタン」を押す→携帯型の「内線番号」をダイヤルする→転送相手が内線に出たら「受話器を置く」
この一連の操作方法を簡略して呼び出す方法もあります。
例えば、受けた外線をPHS内線を持つAさんに転送する場合

ビジネスフォン・ファンクションキーに内線呼出キーを割り当て

外線通話中に上記「PHS内線A」キーを押すと、保留され内線AさんのPHSが内線呼出しされます。
Aさんが内線に出たら用件を伝え、受話器を置くとによりAさんに外線電話が転送されます。
以上が一般的な「転送ボタン」の使われ方です。

NIKレンジャーブルー
保留と転送、おわかり頂けたでしょうか。
「内線」の使い方をもう少し知りたい方は
レンジャーブルーが説明する
「ビジネスフォンの使い方|内線とは」
を見てね!

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