トビラフォンBiz機能概要
電話対応にもソリューションを
オフィスにおける電話対応業務は、現代社会において最も効率化を高めたいものとして重要視されています。
さらにカスタマーハラスメントなどの問題は、
企業の体制を脅かすものとして見過ごすことのできない大きな課題となっています。
トビラシステムのトビラフォンBizは、そのような問題を解決に導くツールとして多くの企業が導入。
様々な機能やサポートが、「安心」と「効率」を高めるためのソリューションに導きます。
多拠点一括管理
拠点が多数あっても、１つの管理画面で設定、確認ができ、
現場状況をスピーディーに共有できます。
① 全通話自動録音 Automatic recording of all calls
通話内容は自動で録音されるため、録り忘れの心配がありません。録音でーたはクラウド上に保管され、インターネット環境があれば、どこからでも確認できます。標準で最大1,250時間あれば（発着信履歴１万件）まで録音が可能です。全通話自動録音により、手間をかけずに通話内容を振り返ることができ、「言った・言わない」と言ったトラブルの防止にも役立ちます。
- 業務効率化
- 通話の可視化
- 顧客満足度向上
- トラブル防止
② スケジューリング Scheduling
営業終了や定休日をお知らせする自動音声アナウンス・留守番電話を設定したスケジュール通りに自動で作動させることができます。営業時間外アナウンスとスケジュール設定で、業務効率化と顧客対応の質を両立します。
③IVR（自動音声ガイダンス） Interactive Voice Response
〇〇へご用件の方は１を、△△については２を押してください、といった音声案内を流し、着信した電話を用件に応じて自動で振り分けることで、たらい回しを防止します。指定の外線番号を呼び出すだけでなく、あらかじめ設定したアナウンスの再生や留守番電話への切り替えも可能なため、電話対応の効率化と品質向上の両立を実現します。
④迷惑電話フィルタ Span call filter
トビラシステムズ独自の迷惑電話防止技術により集めた約3万件の迷惑電話番号リストで、オフィスへの迷惑電話・営業FAXを自動でブロックできます。もちろん、個別での着信拒否・着信許可登録も可能です。特定の国番号を指定してまとめて拒否することもできます。不要な着信を削減することで、業務効率化を高めます。
⑤AI音声テキスト化・AI自動要約
AI speech-to-text conversion and AI automatic summarization
録音された音声データをAIがテキストに変換し、さらに要点を自動で箇条書きにまとめることも可能です。通話内容のメモ書きが不要になるだけでなく簡単・確実に情報共有ができるようになります。さらにやり取りを瞬時に把握し、通話の振り返りにかかる時間を大幅に削減します。（AI音声テキストは月10時間無料付帯、容量拡大は有料オプション。AI自動要約は有料オプション）
⑥ AI自動ラベリング（2026年開始予定！）
AI Auto-Labeling
AIが通話内容を自動解析し、内容に応じたラベルを自動で付与します。重要な通話やカスハラの可能性がある通話は管理者へメールで通知されるため、対応の迅速化と管理体制の強化を図ることができます。（有料オプション）
トビラフォンBizシステムイメージ
優れた操作性と視認性が特徴です
既存のビジネスフォンに取り付けるだけで、電話対応の効率化と可視化を実現します。
パソコンのブラウザからマイページにログインして通話データ確認や設定操作を行います。
インターネット環境があれば、どこからでもご利用が可能です。
トビラフォンBiz端末を経由して発着信や録音データが専用クラウドサーバーに保管されます。トビラシステムズが独自に作成した迷惑電話DB内に登録されている迷惑電話・営業FAXの番号からの着信については、自動でブロックすることができます。
トビラフォンBiz導入事例
あらゆる業界でトビラフォンBizが活用されています
トビラフォンBizは、大手から中小企業まで幅広いお客様にご利用いただき、高い評価を得ています。
業界ならではの問題もクリアでき、業種を問わず電話対応業務の効率化をサポートします。
01 導入機能／AI音声テキスト化
応対品質の均一化に活用
顧客からのお問い合わせに対して、拠点や人によって対応内容に大きくバラつきがあると上層部から指摘されたこともあり、録音データを簡単に共有できるサービスを検討しました。
社内研修で模範的な電話応対の録音データを聴かせるだけではなく、音声テキスト化機能でトークスクリプトを作ることで案内の差が出ないように対策し、応対品質の底上げだけでなく余計なクレームが減ったと実感しています。
- 業種 | 自動車販売（10拠点）
- 従業員数 | 250名
02 導入機能／IVR（自動音声ガイダンス）
代表番号にかかってくる電話受付の一極集中を回避したい
代表番号にかかってきた電話をすべて総務の窓口で受け、用件に応じて土地開発や売買・仲介など専門性の高い窓口へ転送していましたが、着信件数が多く総務の業務負荷が重たくなっていたため自動応答で着信振り分けたいと考えていました。
電話による問い合わせが分散されたことで適切な業務分担が実現できるようになりました。
03 導入機能／迷惑電話フィルタ
何度拒否してもかかってくる、いたちごっこ状態の迷惑電話対策
多数在籍している医師を狙った営業電話や詐欺電話が非常に多く、特に医療関係者の名前をかたって職員に電話を繋がせ、医師との通話が始まったらセールストークを開始するという手口が目立ち課題を感じていました。
導入後は迷惑電話が激減し、医師も職員も不要な時間時間を使うことが減ったので、生産性が上がりました。
- 業種 | 病院（500床）
- 従業員数 | 1,300名
04 導入機能／全通話自動録音
カスハラ対策の意識の高まりから導入を決定
不当な要求などのいわゆるカスハラが後を絶たず、対策を急進させているところでした。住民に対してカスハラ対策の取り組みを表明するとともに運用をスタートさせることで、不当な要求に対して抑制効果は発揮できています。
また通話録音だけでなく、その他さまざまな機能も便利ニーズに合い。コスト面も含め導入時の効率が良いと考え選びました。
05 導入機能／全通話自動録音
通話録音・録音告知アナウンスでカスハラ対策を
管理物件に関する苦情電話は主に事務員が対応しているのですが、1日に何度も電話をかけて暴言を吐く人も一定数いる為、通話録音と録音告知アナウンスを流す事で対策を行いました。
録音告知アナウンスを流すことで、警戒心が働くようで暴言が吐く人は少なくなりました。
また、注意が必要な相手との通話は上司にも録音を確認してもらい、対策を行なっています。
06 導入機能／スケジューリング＆AI音声テキスト化
留守番電話で受けた注文の確認をスムーズに
営業終了後に会社の電話機の留守番電話に取引先から注文メッセージが吹き込まれるので、翌明朝に出社した際にメッセージを聴いてから出荷手配をしていたのですが、非常に時間がかかってました。
トビラフォンBiz導入後はパソコン上で日時や番号番号などの条件を使って履歴の絞り込みができ、注文メッセージの確認が楽にできるようになっただけでなく、音声データが文字起こしされたメールを通知することができるようになったので、出荷作業に費やしていた時間が劇的に短縮されました。
